Wie Versicherungsmakler den bAV-Abschluss digitaler und effizienter gestalten

Die betriebliche Altersversorgung steht in dem Ruf, zu den komplexeren Disziplinen in der Versicherungsbranche zu gehören. Aus Sicht der Makler und Kunden gibt es jedoch viele Möglichkeiten, diese leichter und attraktiver zu gestalten. Wie die Digitalisierung hierbei die Verwaltungsprozesse vereinfacht und den Zugang zu relevanten Informationen vereinfacht, beschreibt Sandra Weis, Senior Business Consultant bei adesso SE.

Die analoge Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung stellt insbesondere die Versicherungsmakler vor große Herausforderungen. Etliche manuelle Tätigkeiten fallen an: Informationen sind mit den Beteiligten auszutauschen, Daten des Arbeitgebers beziehungsweise Arbeitnehmers sind aufzunehmen sowie zu pflegen, die Änderungswünsche der Kunden zu dokumentieren sowie bei Bedarf an den Versicherer zu übermitteln. Dies kostet den Versicherungsmakler etliche Ressourcen wie Zeit und Geld, die dieser sinnvoller einsetzen kann – nämlich für die Beratung seiner Kunden und die Vermittlung bedarfsgerechter Versicherungsprodukte.

Die Digitalisierung der betrieblichen Altersversorgung bietet allen Beteiligten erhebliche Vorteile. Der administrative Aufwand und somit die Verwaltungskosten rund um den Vertragsabschluss und die -verwaltung werden gesenkt. Prozesse werden vereinfacht sowie entlang der Wertschöpfungskette automatisiert gestaltet und somit beschleunigt. Eine schnelle Verarbeitung und verkürzte Antwortzeiten steigern die Effizienz und tragen zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit und -bindung bei. Diese positiven Effekte sind für den Versicherungsmakler besonders wichtig, da er sich in einem ständigen Wettbewerb befindet und Mandatsverluste keine Seltenheit sind. Ein weiterer positiver Effekt entsteht durch das Versenden von digitalen Dokumenten, welches zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks beiträgt und zunehmend im Fokus der Kunden des Versicherungsmaklers steht.

Digitalisierungslösungen kennen und nutzen

Eine Vielzahl von digitalen Lösungen stehen den Beteiligten, insbesondere den Versicherungsmaklern, zur Verfügung. Nur sind diese (und ihr Mehrwert) oftmals nicht hinreichend bekannt und hindern die Beteiligten daran, von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

• Modernisierung der Systemlandschaft beim Versicherer: Durch eine Modernisierung der Systemlandschaft (beispielsweise Angebots-, Bestandsführungssysteme, Leistungsabrechnungssysteme) beim Versicherer entstehen neue Schnittstellen, die dem Versicherungsmakler die Nutzung digitaler Services ermöglichen. Beispielsweise die Online-Erfassung von Daten und die Beantragung von Vertragsänderungen der betrieblichen Altersversorgung. Dies steigert die Datenqualität beim Versicherer und vermeidet eine aufwendige sowie teilweise redundante Datenerfassung und -übermittlung. Voraussetzungen werden somit geschaffen, um die Massenverarbeitung von Geschäftsvorfällen automatisiert durchzuführen. Insgesamt wird die Fehlerquote gesenkt und die Aufwände für Fehlerkorrekturen auch auf Maklerseite reduziert.

• Versandsteuerung: Ein entscheidender Vorteil für den Versicherungsvertrieb ist die Möglichkeit der kundenindividuellen Ausgestaltung bei der Versandsteuerung von Dokumenten durch den Versicherer. In der Vergangenheit war es üblich, dass der Versicherungsmakler sämtliche Vertragsdokumente zur Weitergabe an den Arbeitgeber erhielt. Dieser wiederum sortierte die Unterlagen und händigte dem Arbeitnehmer die für ihn relevanten Dokumente aus. Eine Abweichung des Standards war beim Versicherer – wenn überhaupt – nur schwer und mit hohem manuellem Aufwand möglich. Eine technische und kundenindividuelle Versandsteuerung, die auch in Service-Portalen berücksichtigt werden kann, leistet hier Abhilfe. Die Beteiligten können auf Wunsch auf den Postversand verzichten und die Dokumente beispielsweise über das Portal abrufen oder per E-Mail zugesandt bekommen. Der Umweg über den Versicherungsmakler und somit dessen administrativer Aufwand entfällt.

• Service-Portale: Versicherer bieten ihren Vertriebspartnern, wie Versicherungsmaklern, für die betriebliche Altersversorgung ein oder mehrere Service-Portale an. Dabei handelt es sich um eine digitale Plattform, beispielsweise für den Informations- und Datenaustausch. Es gibt unterschiedliche Arten von Service-Portalen mit verschiedenen Schwerpunkten. Auf dem Markt bestehen einige IT-Dienstleister, die bAV-Service-Portale anbieten und mit verschiedenen Versicherern und Arbeitgebern kooperieren. Die an der betrieblichen Altersversorgung Beteiligten können miteinander in digitalen Kontakt treten und Informationen abrufen. Versicherungsangebote von verschiedenen Versicherern können kundenindividuell erstellt und miteinander verglichen werden. Die Vertragsbedingungen eines gegebenenfalls bestehenden Kollektivvertrages können hinterlegt und bei der Angebotserstellung berücksichtigt werden. Darüber hinaus kann sich der Versicherungsmakler einen Überblick über die beispielsweise in einem Kollektivvertrag abgeschlossenen Versicherungsverträge verschaffen und einzelne Verträge aufrufen. Auch der Vertragsabschluss kann innerhalb kurzer Zeit über das bAV-Service-Portal erfolgen und Vertragsänderungen wie Adress- und Namensänderungen, Beitragsanpassungen vorgenommen sowie Unternehmensaustritte gemeldet werden. Die vom Versicherungsmakler erstellten Dokumente sowie die Vertragsdokumente des Versicherers werden archiviert und über das bAV-Service-Portal zur Verfügung gestellt. Diese Portale bieten teilweise weitere Services, wie digitale Vertriebslösungen und das Erstellen von Reports an, die den Versicherungsmakler bei der Beratung im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung unterstützen. Die Nutzung eines bAV-Service-Portals ist in der Regel mit Kosten verbunden. Eine mögliche Alternative für den Arbeitgeber und den Versicherungsmakler ist die Nutzung eines Firmenkundenportals, das die einzelnen Versicherer anbieten. Auch hierüber ist eine digitale Kommunikation, der Informationsaustausch mit den Beteiligten und die Nutzung von Services möglich. Ein Unterschied zum bAV-Service-Portal umfasst die Angebotserstellung, bei denen nur die Produkte des jeweiligen Anbieters ausgewählt und die Versicherungsleistungen berechnet werden. Auch beim Firmenkundenportal kann der Vertragsabschluss digital erfolgen und verschiedene Vertragsänderungen durchgeführt oder dem Versicherer mitgeteilt werden. Auf Wunsch werden die Vertragsdokumente über das Portal zur Verfügung gestellt. Speziell für Versicherungsmakler bieten die Versicherer sogenannte Maklerportale an, in denen Informationen rund um das Versicherungsunternehmen, deren Produkte und Dienstleistungen dokumentiert sind, Material zur Verkaufsunterstützung zur Verfügung stehen und Einsicht in die Kundendaten möglich ist.

• Massenverarbeitung und Dunkelverarbeitung: Der Verwaltungsaufwand, insbesondere beim Versicherungsmakler, lässt sich durch den Einsatz von Massenverarbeitungen durch den Versicherer deutlich reduzieren. Der Arbeitgeber oder der Versicherungsmakler stellt beispielsweise die Daten für gewünschte Leistungstabellen, Vertragsabschlüsse oder Vertragsänderungen dem Versicherer digital zur Verfügung. Dieser spielt die Datensätze und Daten in das Verwaltungssystem ein und startet anschließend die Verarbeitung. Dadurch werden die Leistungstabellen oder Geschäftsvorfälle dunkel verarbeitet, also automatisiert durchgeführt und die entsprechenden Dokumente erzeugt sowie versandt.

Die Qual der Wahl für den Versicherungsmakler

Versicherer bieten ihren Vertriebspartnern eine Reihe von digitalen Lösungen, die die Anforderungen des Datenschutzes beinhalten und dem Versicherungsmakler und dessen Kunden einen direkten Mehrwert bieten. Welche Digitalisierungslösungen im Speziellen für diese Zielgruppen infrage kommen, hängt von mehreren Faktoren ab. Entscheidend ist beispielsweise deren Erwartungen und Anforderungen, die Anzahl der zu verwaltenden Versicherungsverträge sowie die Kosten, die beispielsweise bei der Nutzung von bAV-Service-Portalen anfallen. Daher ist es erforderlich, dass der Versicherungsmakler regelmäßig über die Digitalisierungsangebote und -vorhaben des Marktes und bei den Versicherern informiert ist. Dies kann auf vielfältige Weise geschehen – über das Internet, soziale Medien und Maklerportale sowie durch Informationsveranstaltungen und bilaterale Gespräche mit IT-Dienstleistern oder mit Kollegen und Maklerbetreuern.

Autorin: Sandra Weis, Senior Business Consultant bei adesso SE