5 Gründe, warum Bewerbungsgespräche scheitern und was man dagegen tun kann

Personalsuche- und einstellung ist in Zeiten von Fachkräftemangel und den Veränderungen durch die Digitalisierung für viele Unternehmen essenziell. Umso wichtiger ist es, dass Bewerbungsprozesse strukturiert, abgestimmt und transparent gestaltet sind. Interne Zuständigkeiten und zeitliche Reaktionsfristen sind klar definiert und funktionieren einwandfrei, unabhängig vom Tagesgeschäft. Das ist eine Idealvorstellung, der wir als Personalberater nicht immer begegnen. Dabei kann ein unprofessioneller Recruitingprozess fatale Folgen für Unternehmen haben. Ein Gastbeitrag des Personalfachmanns Axel Schwartz, der sich auf den Bereich Versicherungen spezialisiert hat.

•       Schlechte Bewerbungsprozesse schädigen Ihre Reputation als Arbeitgebermarke. Insbesondere gut qualifizierte Fach- und Führungskräfte in der Assekuranz sind sehr gut vernetzt. Unterschätzen Sie daher die Multiplikator-Effekte nicht.

•       Unglückliche Bewerber sind eher dazu bereit eine schlechte Bewertung im Internet abzugeben, beispielsweise bei kununu. Seien Sie sicher, dass andere potenzielle Bewerber sehr genau nachlesen werden, ob es sich lohnt, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen. Wenn es mehrere solcher Bewertungen gibt, ist ein Muster zu erkennen, dass sie nur sehr schwer loswerden.

Wir geben Ihnen als Arbeitgeber einige Tipps, damit Sie Ihren Recruitingprozess weiter professionalisieren können.

1.      Definieren Sie klare und verbindliche Recruiting-Prozesse

Die Suche nach guten Fach- und Führungskräften ist eine Kernaufgabe Ihres Unternehmens. Deswegen sollten Sie allgemeingültige Zuständigkeiten und Prozesse definieren. Bestimmen Sie die Reaktionszeit zur (erneuten) Kontaktaufnahme nach einem Bewerbungseingang oder nach einem ersten Gespräch? Wer ist entscheidungsbefugt, insbesondere bei der Auswahl von Top-Leuten für wichtige (und teure) Management-Positionen? Wer in Ihrem Haus sorgt dafür, dass die Fristen und Prozesse eingehalten werden? Das alles muss unabhängig vom Tagesgeschäft funktionieren – von der Einstellung eines Sachbearbeiters bis hin zum CEO.

2.      Führen Sie Gespräche zielgerichtet und mit Struktur

Fachlich passt es, die Chemie zwischen allen Beteiligten stimmt. Sie haben gerade ein inhaltlich gelungenes Vorstellungsgespräch absolviert. Doch Sie haben vergessen oder sie haben sich nicht getraut über die Rahmenbedingungen zu sprechen. Wir erleben immer wieder, dass Bewerbergespräche nicht zielgerichtet geführt werden und zentrale Details sehr spät zur Sprache kommen. Deswegen empfehlen wir unseren Auftraggebern einen Leitfaden für strukturierte Personalgespräche, und/oder die Einbindung von Spezialisten aus der Personalabteilung. So vermeiden Sie Missverständnisse und alle Beteiligten wissen, woran sie sind bzw. was die Erwartungshaltung ist.

3.      Dokumentieren Sie Gesprächsinhalte

In einem ersten Vorstellungsgespräch werden viele Informationen ausgetauscht. Um Missverständnissen vorzubeugen, ist es wichtig, dass Sie Gesprächsinhalte sauber dokumentieren und insbesondere die relevantesten Vereinbarungen festhalten. Hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck, indem Sie Ihren Bewerbern nach dem Gespräch eine „Danke-E-Mail“ zusenden und die wichtigsten Punkte kurz und bündig zusammenfassen. So schaffen Sie auch eine Grundlage für das zweite Gespräch. 

4.      Vernachlässigen Sie Kandidat Nr. 2 oder Nr. 3 nicht

Sie haben eine oder einen klaren Favoriten für Ihre ausgeschriebene Stelle. Er/Sie hat Interesse bekundet und sie befinden sich bereits in den Vertragsverhandlungen, doch im letzten Moment springt die Kandidatin oder der Kandidat ab. Nun müssen Sie mühsam die anderen Bewerber reaktivieren, wenn Sie sie nicht bis zu finalen Entscheidung gepflegt haben. Teilen Sie Ihren Bewerbern beispielsweise Zwischenstände mit oder vereinbaren Sie mit ihnen einen verbindlichen Rückmeldezeitpunkt ihrerseits.

5.      Vergessen Sie vor lauter Tagesgeschäft Ihre Bewerber nicht

Sicher, das Tagesgeschäft geht grundsätzlich vor. Dringende Projekte, Meetings etc. beanspruchen Sie jeden Tag. Bedenken Sie jedoch, dass neue Mitarbeiter eine Investition sind, die Ihnen und Ihren Kollegen idealerweise Arbeit abnehmen. Deswegen sollten Sie das nächste Bewerbungsgespräch angemessen priorisieren und fest einplanen, auch wenn dies in der Praxis nicht immer einfach ist. Wir haben bereits erlebt, dass eine Planstelle aufgrund langer Bewerbungsprozesse entfallen ist, die vorher hätte besetzt werden können.

Qualifizierte Bewerber haben zahlreiche Optionen. Das heißt für Sie als Arbeitgeber(marke): Nehmen Sie den Bewerbungsprozess ernst, stellen Sie klare und transparente Regeln auf. Das ist ein wichtiger Stellhebel, um ein begehrter Arbeitgeber zu werden oder zu bleiben.

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