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Praxisbeispiel: Digitalisierung der Personalabteilung

14.11.2014 – Digital_nion_sxcEinen praxisbezogenen Einblick in Umstellung von analog auf digital gibt die Abteilung Personal/Ausbildung der Haftpflichtkasse Darmstadt. Im Interview mit dem Online-Portal IT-Mittelstand geht es um die Migration von Personaldaten, Vereinbarungen mit dem Betriebsrat und weiteren konkreten Lösungsschritten zur Implementierung und Einübung der Software.

IT-Mittelstand: Was waren die Knackpunkte in der Einführungsphase? Und wie hoch war der Aufwand?

Fröhlich: Die Software wurde im März 2012 geliefert. Um die technische Installation hat sich unsere EDV-Abteilung gekümmert, während wir in verschiedenen Workshops mit dem Anbieter, der EDV, dem Betriebsrat, dem Datenschutzbeauftragten und der Geschäftsleitung die Richtlinien zur Softwarenutzung festgelegt, eine Betriebsvereinbarung aufgesetzt und die Rollen und Zugriffsrechte definiert haben. Nach drei Tagen lief bereits alles.

Kandler: Aber damit ging die eigentliche Arbeit für uns ja erst los. In den folgenden Wochen hieß es, die notwendige Zeit zu finden, um die Bestandsakten einzuscannen. Die waren sehr umfangreich – bei langjährigen Mitarbeitern oft über 100 Seiten, teilweise auch ganze Ordner. Als wir gemerkt haben, dass sich das nicht neben der normalen Arbeit erledigen lässt, haben wir auch an den Samstagen im Wechsel gescannt.

Kilian: Es hat sich aber gelohnt, diese Arbeit nicht extern zu vergeben. So konnten wir die Gelegenheit nutzen, die Akten aufzuteilen und in Kategorien wie Urlaub, Verträge, Bescheinigungen und ähnliche zu unterteilen. Die genaue Registerstruktur hatten wir in einem unserer Workshops zuvor festgelegt.

Das vollständige Interview unter beigefügtem Link.

(Bildquelle: Nion/sxc)

Link: IT-Mittelstand

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