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Iron Mountain unterstützt Zurich Gruppe Deutschland bei Aktenarchivierung

25.09.2013 – zurich-logoIron Mountain lagert über zwei Millionen Akten des Versicherungsunternehmens. Angesichts der Datenskandale in der jüngsten Zeit bekommt die Einhaltung rechtlicher Vorschriften eine immer stärkere Gewichtung. Zur Verbesserung ihrer Compliance und Erhöhung der Akten-Sicherheit konsolidiert die Zurich Gruppe Deutschland, die zur weltweit tätigen Zurich Insurance Group gehört, ihre Dokumentenarchive. Unterstützt wird sie dabei von Iron Mountain, einem Dienstleister für Aktenarchivierung und Datenschutz.

Obwohl das Unternehmen seit Jahren ein elektronisches Dokumenten- und Workflow-Management besitzt, lagert es noch immer Papierdokumente und Akten innerhalb eines ausgedehnten Altarchivs. Die dort gelagerten Papierunterlagen, zu denen insbesondere Versicherungsverträge gehören, müssen zur Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben sicher aufbewahrt werden.

Die Aktenkonsolidierung fand über dreizehn Monate statt und wurde von einem Iron Mountain-Projektteam durchgeführt. Dazu wurden die bisher in offenen Regalen gelagerten Akten katalogisiert und in Kartons verpackt, wobei jeder Archivkarton mit einem Barcode versehen wurde und im Iron Mountain-Dokumentenarchivierungs-System registriert wurde. Heute lagert Iron Mountain beinahe 85.000 Kartons mit über zwei Millionen Akten der Zurich Gruppe Deutschland, die alle in einem zentralen Verzeichnis katalogisiert sind.

Raphael Lamskemper, Head of Document Logistics Germany der Zurich Service GmbH, erklärt hierzu: „Unser Ziel war es, die Dokumentenarchive zu zentralisieren und die Archivprozesse über das gesamte Geschäft hinweg zu standardisieren. Die Logistik und die Lagerung mussten die Sicherheit der Akten gewährleisten und darüber hinaus bei Bedarf ein schnelles und zielsicheres Auffinden und Verteilen der Akten ermöglichen.“

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