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Nachholbedarf: Gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt auch für Social Media

05.03.2015 – Computer_Shutterstock_91990316Nachholbedarf auch für Versicherer: Nachrichten auf Facebook unterliegen den gleichen Auflagen bezüglich Datenschutz, Compliance und Aufbewahrungspflichten wie Papierakten oder elektronische Geschäftsdokumente. “Im Einzelfall muss beurteilt werden, ob eine Nachricht als Dokument einzuordnen ist, für das die Aufbewahrungspflicht gilt”, sagt Informationsmanagement-Dienstleister Hans-Günter Börgmann.

Bei Hillary Clinton wurden jüngst 55.000 Seiten ihrer E-Mail-Korrespondenz aus ihrer Amtszeit ins US-Regierungsarchiv nachgereicht. Sie hatte auf einen offiziellen Mail-Account verzichtet und während ihrer vierjährigen Amtszeit nur über die private Mail-Adresse kommuniziert. Abgesehen von gravierenden Sicherheitsfragen gilt auch hier die Aufbewahrungspflicht.

Angesichts der steigenden Informationsflut drohe auch im Bereich der Social Media ein schwer kalkulierbares Risiko, erläutert Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer des Informationsmanagement-Dienstleisters Iron Mountain, gegenüber Haufe.de.

Gut ein Drittel der Unternehmen haben weder eine organisierte Verwaltung von Social-Media-Inhalte, von Instant-Messaging-Diensten und der Cloud. Zu diesem Ergebnis kommt eine internationale Studie von Aiim und Iron Mountain.

Die Studiendaten geben laut Haufe.de Hinweise auf das Volumen und die Vielfalt an Informationen, die nun durch diese neuen Kanäle fließen. Im Schnitt verwenden europäische Unternehmen 37 verschiedene File-Sharing-Dienste und 125 Groupware-Applikationen. Zahlen des Marktforschungsunternehmens Radicati belegen ferner, dass allein Google Dropbox weltweit von vier Millionen Unternehmen verwendet wird.

Selbst bei etablierten Kommunikationsmitteln wie E-Mail tun sich, so die Studie weiter, mitunter schwer: im Schnitt wurden 121 E-Mails pro Tag und Mitarbeiter gesendet oder empfangen. (vwh/ku)

Bildquelle: Shutterstock

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