Versicherungswirtschaft-heute

          Mobilversion

 
- Anzeige -

Acht Wege zum papierlosen Versicherungsbüro

07.07.2014 – Akten_Sturm_pixelioSeit Erfindung des Computers, ist die Rede vom papierlosen Büro. Gerade die Versicherungsbranche hat hier Potenzial. Acht Wege erleichtern den Eintritt oder bringen Versicherer und Makler in Richtung effizienten Prozessmanagements.

Wer auf Papier gänzlich verzichten will, muss gerade in der Versicherungsbranche seinen Workflow und sein Dokumentenmanagement komplett überdenken. Propertycasualty360 hat acht Schritte aufgezeigt, die den Weg erleichtern sollen.

Wer seine Prozesse untersucht, wird feststellen, dass Dokumentenablagen im Unternehmen meist nicht nur doppelt existieren. Der erste Schritt, zu effizientem und effektivem Management ganz ohne Papier, lautet daher: Nehmt Eure Geschäftsabläufe in den Blick.

Als Versicherer gilt es, Kundschaft und Vermittler mitzunehmen. Die Umstellung auf elektronische Korrespondenz sollte daher umfänglich und stringent geschehen. Dasselbe gilt für die Maklerseite: Elektronische Korrespondenz inklusive e-Signaturen sollte als Standard gefordert und umgesetzt werden.

Damit auch die Kunden irgendwann merken, dass der Versicherer oder der Makler im 21. Jahrhundert angekommen ist, sollten auch die Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Es bringt nichts, entsprechende Arbeitsanweisungen zu erlassen, um dann festzustellen, dass im Unternehmen “Parallelgesellschaften” existieren. Das harte Durchgreifen gegenüber Papiertigern oder die konsequente Belohnung eifriger Umsetzung sollte daher die Devise sein.

Schritt vier klingt banal: Ohne die technischen Voraussetzungen wie doppelte Monitore, Scanner oder mobiler Technik wie Smartphones und Tablets, wird das papierlose Büro weiter ein Wunschtraum bleiben. Alte Prozesse bleiben mit überholter Technik schlicht erhalten. Mit neuen Geräten steigt auch die Motivation, neues auszuprobieren und anzunehmen. Mit einem effektivem Managementsystem erreicht die Agentur oder der Versicherer die Ziele entsprechend schneller.

Wer bei der Umsetzung auf Nummer sicher gehen will, kann als sogenanntes Sandbox-System mit der Personalabteilung starten. Hier kommuniziert das Unternehmen meist intern und kann Prozesse leicht und bequem nachjustieren. Schritt Nummer sieben: Auch in Zeiten von NSA und Co. kann die Überlegung sinnvoll sein, seine Daten in die Cloud auszulagern. Denn in der Regel werden eigene Server leichter von Hackern geknackt, als die von Unternehmen, die mit der Sicherheit ihrer Server Geld verdienen und entsprechend werben. Die Information, in welchem Land sich die Server des Anbieters befinden, können dabei sehr hilfreich sein, wenn es um die Auskunftspflicht bzw. Datensicherheit gegenüber staatlichen Behörden geht.

Schließlich und endlich und achtens könnten sich die Büroangestellten sämtlicher Branchen, auch der Versicherungswirtschaft, den Aufruf zu Herzen nehmen: “Räumt Eure Schreibtische auf!” Wer das täglich nicht schafft, kann immer noch – vielleicht vor dem Wochenende – einmal in der Woche seine Papiere ordnen. (vwh)

Foto: Aktenberge bald Vergangenheit? Digitales Prozessmanagement verspricht auch für die Versicherungswirtschaft Erleichterung (Quelle: Rainer Sturm/ pixelio)

- Anzeige -
- Anzeige -
- Anzeige -
- Anzeige -

 

VVW | Kontakt | AGB | Datenschutzerklärung | Impressum | Mediadaten