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“Fast jeder Prozess im Maklerbüro kann automatisiert werden”

15.06.2016 – michael_salzburgDer Effizienzwettbewerb ist mit voller Wucht im Vermittlerbüro angekommen. Technik mit Bipro-Normen ersparen viele Handgriffe. Doch die Versicherer setzen in der Regel erst einmal die Normen um, die für ihre eigenen Bedürfnisse interessant sind. Courtageabrechnungen landen so gut wie nie korrekt im Maklersystem, berichtet Michael Salzburg, Co-Geschäftsführer von Friedels Fairsicherungsbüro Langer & Salzburg GmbH in Berlin im Gespräch mit VWheute.

VWheute: Wofür benötigen Sie technische Unterstützung und wo setzen Sie sie schon ein?

Michael Salzburg: Darüber kann man eine Doktorarbeit schreiben. Natürlich haben wir eine moderne EDV, also eine Terminalserverlösung, mit einem professionellen Maklerverwaltungsprogramm. Konkret nutzen wir das MVP von IWM FinanzOffice. Dazu kommen diverse Vergleichsprogramme, Analysetools etc. Was die Hardware betrifft natürlich Scanner, Webcams und Headsets für Onlineberatungen (GotoMeeting). Größtes Thema bei uns in Richtung technische Unterstützung ist der Datenaustausch mit Versicherern.

VWheute: Was halten Sie von Bipro?

Michael Salzburg: Grundsätzlich ist Bipro ein echter Meilenstein. Leider sind längst nicht alle Normen von allen Versicherern und allen MVP-Herstellern umgesetzt. Und viele Versicherer setzen Normen nicht mit allen Funktionalitäten, die möglich wären, um. Einiges funktioniert schon mit einigen Gesellschaften. Viele bieten z.B. inzwischen den Direkteinsprung ins Extranet des Versicherers an, sodass der Makler beispielsweise aus einer Vertragsmaske in seinem MVP direkt in diesen Vertrag im Extranet des Versicherers gelangen kann, um Vertragsinhalte abzugleichen. Andere Normen, z.B. die, die sich mit der Abholung von Daten beim Versicherer aus dem MVP heraus beschäftigen, sind noch so gut wie gar nicht umgesetzt. Die Versicherer haben natürlich zuerst Normen umgesetzt, die ihre eigenen Prozesse beflügeln, nicht die für die Makler interessanten. Der Direkteinsprung ist in Einzelfällen für mich interessant, er hilft mir aber nicht wirklich, weil die richtigen Daten hinterher immer noch beim Versicherer sind und ich sie irgendwie manuell in mein System überführen muss. Für mich wäre sehr interessant, wenn nicht nur die Dokumente vom Versicherer geliefert werden würden, sondern auch die dazugehörigen Daten. Wenn ich also die neue Kfz-Beitragsrechnung automatisch in meinem System ablegen könnte und gleichzeitig meine Vertragsdaten automatisch angepasst werden würden. Die Norm dazu gibt es, ich glaube es ist die 430.7. Umgesetzt hat sie noch keiner, weil der Nutzen beim Makler, nicht beim Versicherer liegt.

VWheute: Gibt es bei Ihnen überhaupt kein Papier mehr im Büro?

Michael Salzburg: Wir haben 2005 auf das papierlose Büro umgestellt und arbeiten seitdem ohne neue Kundenakten. Es ist aber immer noch ein Restbestand an Altakten vorhanden. Ganz papierlos geht es nicht. Maklervollmachten und -verträge archivieren wir im Original, ebenso Beratungsdokumentationen, sofern sie unterschrieben sind.

>VWheute: Welche Prozesse können maschinell erledigt werden?

Michael Salzburg: Im Grunde kann fast jeder Prozess im Maklerbüro weitgehend automatisiert werden. Die Frage ist nur, ob die nötigen Systeme und Schnittstellen vorhanden sind und ob man den Aufwand zur Implementierung betreiben möchte. Zur Automatisierung eines Prozesses gehört meist auch, dass man sehr detailliert beschreiben muss, was denn in verschiedenen Fällen passieren soll. Diese “Wenn – dann”-Schemata müssen dann noch in das eigene System übertragen werden. Es gibt solche Prozesssteuerungsmodule in Maklerverwaltungsprogrammen, aber keine vorgefertigten Lösungen, weil Maklerbüros alle sehr unterschiedlich arbeiten. Beispiele für Prozesse, die relativ einfach zu automatisieren sind, sind das Einlesen von Vermittlerabrechnungen oder das Einlesen von geänderten Vertragsdaten, z.B. bei der jährlichen Änderung von Schadenfreiheitsklassen in Kfz. Auch hier ist aber erhebliche Vorarbeit vom Makler zu leisten. Ich habe noch nie erlebt, dass ein GDV-Datensatz oder eine csv.-Datei mit Courtageabrechnungen auf Anhieb korrekt in meinem System gelandet wäre.

VWheute: Müssen Sie mit eigenen Vorbehalten oder denen von Mitarbeitern kämpfen, nach dem Motto: Das haben wir immer schon so gemacht?

Michael Salzburg: Nicht wirklich. Natürlich gibt es ein gewisses Beharrungsvermögen, aber meist merken die Mitarbeiter schnell, dass ihnen die Arbeit erleichtert wird. Manche Mitarbeiter sind von Natur aus technikbegeistert, die anderen bekommt man, wenn man neue Verfahren so ausführlich bespricht, dass sich die Leute sicher fühlen. Wie gesagt, zeigt sich der Nutzen auch für den Mitarbeiter meist recht schnell.

VWheute: Rechnet sich für Sie der Einsatz von Technik und wenn ja, wie messen Sie das?

Michael Salzburg: Grundsätzlich ein klares Ja. Wenn man Technik zum Funktionieren gebracht hat, hilft sie einem auch. Es braucht halt einen gewissen Aufwand, bis man den Ertrag hat. Nicht alles ist messbar, einiges aber schon. Bei mir war z.B. ein ganzer Mitarbeiter mit der manuellen Kontrolle unserer Courtagen befasst. Wenn wir mit der Umstellung auf die automatisierte Verarbeitung fertig sind, benötige ich vielleicht noch zehn Prozent seiner Arbeitszeit, um die wirklich komplizierten Fälle zu klären, den Rest kann er mit anderen Tätigkeiten verbringen, möglicherweise sogar mit welchen, die Geld bringen.

Die Fragen stellte VWheute-Korrespondentin Elke Pohl.

Value berichtet in seiner neuen Ausgabe, warum am digitalisierten Vermittlerbüro kein Weg mehr vorbeigeht.

Bild: Michael Salzburg, Co-Geschäftsführer von Friedels Fairsicherungsbüro Langer & Salzburg GmbH (Quelle: Privat)

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